Polityka prywatności

Niniejsze oświadczenie potwierdza nasze zobowiązanie do przestrzegania następujących podstawowych zasad ochrony danych.

Regulacje i oświadczenia specyficzne dla danego kraju, stanu lub prowincji, można sprawdzić, klikając tutaj i wybierając swój kraj w sekcji.

VFS dołoży wszelkich starań, aby zapewnić, że dane osobowe przetwarzane przez VFS będą:

• Przetwarzane zgodnie z prawem, uczciwie i w sposób przejrzysty w stosunku do Ciebie, jako osoby, której dane dotyczą. To zasada legalności, uczciwości i przejrzystości.
• Zbierane w określonych, wyraźnych i zgodnych z prawem celach, i nie będą dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami. To zasada ograniczenia celu.
• Odpowiednie, istotne i ograniczone do tego, co jest konieczne w odniesieniu do celów, dla których są przetwarzane. To zasada minimalizacji danych.
• Dokładne i, w razie potrzeby, aktualne, a my podejmiemy wszelkie rozsądne kroki, aby zapewnić, że wszelkie nieścisłe dane osobowe, które posiadamy, będą niezwłocznie usunięte lub poprawione po powiadomieniu nas lub gdy dowiemy się o nich w inny sposób. To zasada rzetelności i prawidłowości.
• Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, nie dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane, chyba że prawo stanowi inaczej. To zasada ograniczenia przechowywania.
• Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed nieautoryzowanym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy użyciu odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. To zasada integralności i poufności.
• Potwierdzamy również nasze zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących przetwarzania danych wrażliwych (lub danych o szczególnym znaczeniu) oraz do transferu danych osobowych do kraju innego niż kraj, w którym zostały pierwotnie zebrane.

Nasze zobowiązanie do przestrzegania powyższych zasad realizujemy poprzez różne wewnętrzne procesy i systemy, w tym ogólne przestrzeganie następujących zasad:

Powiadomienie i Zgoda

Będziemy informować Ciebie o rodzaju zbieranych danych i celach ich przetwarzania, zgodnie z obowiązującym prawem, a tam, gdzie wymagana jest Twoja zgoda na przetwarzanie, będziemy ją od Ciebie uzyskiwać w jasny i jednoznaczny sposób. Po jej udzieleniu masz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, co nie wpłynie na legalność przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Dostęp

Tam, gdzie wymaga tego prawo, uzyskasz dostęp do swoich danych osobowych przechowywanych przez nas na pisemny wniosek i będziesz mieć możliwość żądania poprawienia, zmiany lub usunięcia danych, jeśli są one nieprawidłowe, nieaktualne lub nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub na które wyraziłeś zgodę. Możemy pobierać opłatę za dostęp, poprawki itp., ale nie będzie ona nadmierna. Zazwyczaj odpowiemy na pisemne wnioski w ciągu 30 dni, ale w wyjątkowych okolicznościach możemy ograniczyć dostęp, jeśli naruszałoby to prawa innych osób lub gdy koszt lub trudność udostępnienia byłaby nieproporcjonalna do ryzyka dla Twojej prywatności.

Środki odwoławcze i Reklamacje

Jeśli masz skargę dotyczącą przetwarzania Twoich danych przez VFS, powinieneś przesłać ją na piśmie do naszego Inspektora Ochrony Danych (IOD), którego dane kontaktowe znajdziesz poniżej. Traktujemy Twoją skargę poważnie i dołożymy wszelkich rozsądnych starań, aby odpowiedzieć na nią terminowo i rozwiązać zgłoszone kwestie. Masz również prawo do złożenia niezależnej skargi do odpowiedniego organu rozstrzygania sporów tj. PUODO Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli jest to przewidziane lokalnym prawem. Dołożymy wszelkich starań, aby współpracować z takim organem w celu rozwiązania Twojej skargi w terminie.

Dane kontaktowe

VFS wyznaczyło Debby Nijs, swojego Globalnego Menedżera ds. Bezpieczeństwa Informacji i Prywatności, na Inspektora Ochrony Danych („IOD”), odpowiedzialnego za zgodność z niniejszym oświadczeniem i obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Możesz skontaktować się z Debby listownie lub mailowo pod adresem:

Debby Nijs

Volvo Financial Services

Hunderenveldlaan 10

B - 1082 Bruksela

Belgia

Email: vfs.privacy@volvo.com

W przypadku kontaktu prosimy o podanie imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu i/lub adresu e-mail we wszystkich kontaktach oraz wyraźne określenie charakteru Twojej prośby.
 

Data wejścia w życie i zmiany w tym oświadczeniu

Zobowiązania i praktyki opisane w tym oświadczeniu obowiązują od 23 września 2025 roku. Zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji, zmiany lub wycofania tego oświadczenia w dowolnym momencie, zgodnie z wymogami podstawowych zasad i obowiązującego prawa.

Ograniczenia w stosowaniu zasad podstawowych

Przestrzeganie zasad podstawowych przez VFS może być ograniczone (a) do zakresu wymaganego do spełnienia obowiązku prawnego lub etycznego, oraz (b) w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo.
 

Transfery danych

W odniesieniu do globalnych transferów danych, VFS rozpoznaje i podejmuje odpowiednie środki, aby sprostać obowiązkom prawnym związanym z takimi transferami.

Wersja angielska Polityki Prywatności znajduje się poniżej:

This Statement acknowledges our commitment to the following fundamental principles of data protection.

In addition to this Statement, certain jurisdictions may have country, state or province specific statements which can be assessed by clicking here and selecting your country under “Find us across the globe”.

We shall use all reasonable endeavors to ensure that Personal Data processed by VFS shall be:

• Processed lawfully, fairly and in a transparent manner in relation to you, the data subject.  This is the principle of lawfulness, fairness and transparency.

  Collected for specified, explicit and legitimate purposes and not further processed in a manner that is incompatible with those purposes.  This is the principle of purpose limitation.

  Adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed.  This is the principle of data minimization.

  Accurate and, where necessary, kept up to date and we shall take every reasonable step to ensure that any personal data we hold that is inaccurate, having regard to the purposes for which it is processed, shall be erased or rectified without delay after we have been notified or otherwise become aware of same.  This is the principle of accuracy.

  Kept in a form which permits identification of the data subject for no longer than is necessary for the purposes for which it is processed unless otherwise permitted or required by law.  This is the principle of storage limitation.

  Processed in a manner that ensures appropriate security of the personal data, including protection against unauthorized or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage, using appropriate technical or organizational measures.  This is the principle of integrity and confidentiality.

We also confirm our commitment to complying with applicable laws as they relate to the processing of sensitive (or special categories of) personal data and to the transfer of personal data to a country other than the country in which it was first collected.
  
Our commitment to the above fundamental principles is implemented through a variety of internal processes and systems including a general observation of the following:
    
Notice & Consent
You will be informed of the type of data to be collected and the purposes for which such data is collected as required by applicable law and, where your consent is required to process same, we shall seek that from you in clear and unambiguous language.  Once given, you have the right to withdraw your consent at any time but this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

Access
Where required by law, you will be granted access to your personal data held by us on written request and you will have the opportunity to request the correction, amendment or deletion of your personal data if what we hold is incorrect, out of date or no longer relevant or required for the original or consented business purposes.  We may charge a fee for access, amendment, etc. but it will not be excessive.  Generally we shall respond to written access requests within 30 days but we may restrict access in exceptional circumstances where the legitimate rights of persons other than you would be violated or where the burden or expense of providing access would be disproportionate to the risks of your privacy.

Recourse & Remedy
If you have a complaint regarding the processing of your personal data by VFS, you should send your complaint in writing to our Data Protection Officer (DPO) as identified below.  We shall treat your complaint seriously and use all reasonable efforts to respond to you in a timely manner and to address the concerns you raise.  You may also have the right to make an independent complaint to the relevant external dispute resolution body if provided under local law.  We shall use all reasonable efforts to cooperate with any such dispute resolution body to address the concerns you raise in a timely manner.  

Contact Information
VFS has designated Debby Nijs, its Global Manager Information Security and Privacy as the Data Protection Officer (“DPO”) responsible for its compliance with and enforcement of this Statement and applicable data protection laws.
You may reach Debby by post or email at:

Debby Nijs
Volvo Financial Services
Hunderenveldlaan 10
B - 1082 Brussels
Belgium
Email: vfs.privacy@volvo.com

   
Please include your name, address, phone number and/or email in all communications and clearly state the nature of your request.

Effective Date and Changes to this Statement  
The commitments and practices described in this Statement are current as of October 31, 2016.  We reserve the right to modify, amend or withdraw this Statement at any time consistent with the requirements of the fundamental principles and applicable law.
  
Limitation on Application of Fundamental Principles
Adherence by VFS to the fundamental principles may be limited (a) to the extent required to respond to a legal or ethical obligation, and (b) to the extent permitted by applicable law.

Data Transfers
With respect to global data transfers, VFS recognizes and takes appropriate measures to address the legal obligations for such transfers.